چطور در نمایشگاه های خارجی غرفه بگیریم؟

نمایشگاه خارجی

شرکت در نمایشگاه های خارجی

اولین موضوع مهم در زمینه شرکت در نمایشگاه این است که شما با چه عنوان و هدفی می خواهید در نمایشگاه شرکت نمایید. طبیعتا شرکت در نمایشگاه در قالب غرفه دار(exhibitor)، بازدید کننده(visitor)، ارائه دهنده خدمات نمایشگاهی(service provider)، شرکت سازمان دهی نمایشگاهی(organizer) متفاوت است. انتخاب نمایشگاه مورد نظر با توجه به اهداف شرکت از اهمیت بسیاری برخوردار است. از مهم ترین عوامل تعیین کننده انتخاب نمایشگاه عبارتند از: حضور برندهای معروف صنعت خاص، اطلاعات بازدید کنندگان قبلی نمایشگاه، شرکت های حاضر در نمایشگاه و زمان و تعداد افراد محتمل بازدید کننده.

 

یکی از ساده ترین روشها برای بازاریابی بین المللی، شرکت در نمایشگاه های خارج از کشور است. این روش در عین سادگی دارای نکاتی است که اگر به درستی اجرا نشودنه تنها نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد بلکه می تواند نتایج معکوس به همراه داشته باشد. شرکت در نمایشگاههای خارجی به طور کلی شامل ۳ مرحله است که شامل : عملیات قبل از نمایشگاه – هنگام برگزاری نمایشگاه و عملیات بعد از نمایشگاه می باشد.

نمایشگاه

عملیات قبل از نمایشگاه

بررسی اهداف نمایشگاه: این اهداف می تواند ورود به یک بازار خارجی باشد یا استمرار حضور در یک بازار – پیدا کردن نمایندگی – معرفی محصولات جدید – آزمایش محصول – ترویج نام تجاری (برند سازی)- بررسی بازار و دیگر اهداف خاصی هر شرکت.

نحوه حضور هر شرکت با توجه به اهداف آن می تواند متفاوت باشد. برای شرکتهایی که برای اولین بار در یک نمایشگاه بین المللی قصد مشارکت دارند حتما توصیه می شود که از تجارب یک شرکت برگزار کننده استفاده نمایند یا به صورت گروهی در یک نمایشگاه شرکت کنند.

انتخاب نمایشگاه:

با توجه به تعداد نمایشگاهها در سراسر جهان و تخصصی بودن انها انتخاب نمایشگاه مورد نظر با توجه به اهداف شرکت و نوع محصول از اهمیت بسیاری برخوردار است تحقیق در مورد اطلاعات بازدید کنندگان قبلی نمایشگاه – غرفه داران – رقبای تجاری – تجزیه و تحلیل بازار هدف از مهمترین عوامل انتخاب یک نمایشگاه می باشد. تعیین غرفه و متراژ آن : محل غرفه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است به همین دلیل اقدام به موقع در گرفتن محل غرفه هم به جهت مکان مرغوب تر و هم قیمت مناسب تر می تواند موثر باشد.

-درج اطلاعات و محصولات شرکت در وب سایت نمایشگاه : بدیهی است که اگر ثبت نام و تعیین محل غرفه زودتر انجام شود نام و مشخصات شرکت زودتر در وب سایت نمایشگاه قرار می گیرد و متقاضیان بیشتری باشما تماسی خواهند داشت.

برنامه زمان بندی مراحل اجرائی قبل از نمایشگاه :

– زمان ثبت نام در نمایشگاه خارجی حداقل باید ۹ ماه قبل از حضور در نمایشگاه باشد مراحلی که باید طی این مدت انجام شود به طور خلاصه به صورت زیر می باشد:

– ثبت نام اولیه جهت نمایشگاه

– تعیین محل غرفه

– تعیین اقلامی که باید در نمایشگاه همراه با خود یا قبل از عزیمت خود به نمایشگاه ارسال نمائید.

– درج اطلاعات شرکت در وب سایت نمایشگاه و اعلام حضور خود در نمایشگاه مورد نظر به مخاطبان

– مطالعه کتاب نمایشگاه از دوره های قبل و ایجاد بانک اطلاعاتی از مخاطبانی که مورد نظر می باشند.

– تصمیم گیری در مورد اینکه تمایل به برگزاری میهمانی یا همایش در نمایشگاه را دارید یا خیر و انجام مقدمات لازم برای انجام این کار .

-مراحل اخذ روادید از کشور مورد نظر در اولین زمان ممکن برای کلیه افرادی که قرار است در نمیاشگاه حضوور داشته باشند همینطور بلیط هواپیما – محل اقامت مناسب

-آموزش افرادی که قرار است در غرفه حضور داشته باشند با تسلط به زبان خارجی تهیه کلیه اقلام تبلیغاتی از قبیل کاتالوگ – هدایای تبلیغاتی – کارت ویزیت

– طراحی غرفه : در صورت تمایل به ایجاد غرفه با طراحی خاصی با غرفه ساز متخصصی تماس بگیرید، انتخاب طرح و طراحی غرفه گاه چند ماه به طول می انجامد.

– برنامه های بازاریابی در کشور هدف از قبیل طراحی آگهی – بررسی و مقایسه قیمت رسانه های مختلف و تاثیر گذاری هر کدام

-ارسال دعوت نامه به مشتریان خاصی خود

– ارسال ایمیل گروهی برای مخاطبان و مشتریان بالقوه حتی اگر می دانید که آنها به نمایشگاه نخواهند آمد زیرا این اطلاع رسانی خود می تواند در تبلیغ شرکت و محصولات شما موثر واقع شود.

-نحوه پذیرائی در غرفه

– پیش بینی فضاهای مناسب جهت مذاکرات تجاری

– اطلاع از وضعیت ترخیصی کالا در کشور هدف و همینطور خروج محصولات از گمرک ایران بخصوص در مورد ماشین آلات و ابزار صنعتی

– تهیه لباس فرم برای مسئولان غرفه

بدیهی است موارد ذکر شده تنها به عنوان یک چک لیست از فعالیت های ضروری برای حضور در یک نمایشگاه می باشد و نحوه اجرای هر کدام از فعالیت های فوق در موفقیت حضور در یک نمایشگاه می تواند بسیار تاثیر گذار باشد.

فعالیت های هنگام برگزاری نمایشگاه:

حداقل ۲ روز قبل از شروع نمایشگاه باید در شهر مورد نظر حضور داشته باشید تا به طور کامل از آمادگی غرفه و امکانات آن مطمئن شوید و در صورت وجود برخی نواقص فرصت اصلاح یا تکمیل آن را داشته باشید. فاصله محل اقامت خود تا نمایشگاه را قبل از شروع نمایشگاه و زمان مورد نیاز برای رسیدن به نمایشگاه و وسیله ایاب و ذهاب خود را مشخص کنید و دقت نمائید که در زمان نمایشگاه معمولا ترافیک زیادی وجود دارد و زمان بیشتری را باید در نظر بگیرید.

– آموزش های نهائی برای نحوه برخورد پرسنل با متقاضیان – ایجاد ارتباط اولیه با متقاضیان (first impression) از اهمیت زیادی برخوردار است بخصوصی در خارج از کشور ایجاد فضای گرم و صمیمانه و چهره ای خندان از نکات اولیه جذب مخاطبان است.

– حضور به موقع پرسنل در غرفه

– تعیین شرح وظایف هر یک از پرسنل

– تهیه پرسشنامه و محل منظم جهت قرار دادن کارت های ویزیت و پرسش نامه ها

– اهدای هدایای تبلیغاتی به مشتریان بالقوه

– در دسترس بودن بروشور کالاها و ارائه توضیحات تخصصی توسط پرسنل غرفه

– در صورت امکان فیلم های تبلیغاتی شرکت و محصولات خود در صفحه مانیتور بزرگ در معرض دید بازدید کنندگان قرار دهید.

– پذیرائی در غرفه بخصوص با توجه به سنت مهمان نوازی ایرانیان همواره باید در نظر گرفته شود. برای این منظور می توان از اقلام شیرینی جات ایرانی یا پسته استفاده نمود.

– برگزاری سمینار یا نمایش نحوه تولید محصولات در کارخانه از طریق مانیتور و ارائه توضیحات توسط کارشناسی متخصص.

– بررسی غرفه های دیگر بخصوصی رقبای تجاری یکی از پرسنل خود را که مسلط به زبان انگلیسی است و در امور بازاریابی تسلط دارد موظف نمائید تا روزانه به غرفه های دیگر مراجعه نمایند و در مورد .محصول شرکت خود با مخاطبان مذاکره نماید

توجه نمائید که در کلیه موارد از افراد محلی که با آداب و رسوم مردم آن کشور بیشتر آشنا هستند می توانید استفاده کنید و ضمن کاهش هزینه های خود از بازدهی بیشتری نیز می توانید بهره مند شوید.

جهت اجرای این منظور از شرکت های متخصص در این زمینه می توانید کمک بگیرید.

نمایشگاه

اقدامات بعد از اتمام نمایشگاه

جمع اوری غرفه و ترک نمایشگاه  

– توجه داشته باشید که به هنگام اتمام و ترک نمایشگاه نسبت به جمع آوری کلیه اقلام خود بخصوص در مورد کالاهائی که به صورت ترخیص موقت به نمایشگاه آورده اید اقدام نمائید.

– پرسشنامه های مراجعین و کارتهای ویزیت آنان از اهمیت بسیاری برخوردار است . سعی کنید این اطلاعات را در جای مخصوص و به صورت جداگانه نگهداری کنید.

– پس از بازگشت به ایران اطلاعات کلیه مراجعین را در کامپیوتر ذخیره نمائید و برای یکایک آنان ایمیلی ارسال نمائید و از حضور آنان در غرفه خودتان تشکر کنید

– برای کسانی که از شما درخواستی داشته اند یا اطلاعات بیشتری خواسته اند حتما این اطلاعات را ارسال نمائید

– در برخی از نمایشگاه ها برای غرفه گذاران میهمانی خداحافظی باشید تا فرصتی برای ملاقات دوباره با مشتریان بالقوه در فضای دوستانه فراهم شود.

– بررسی نقاط قوت وضعف

– کلیه نقاط ضعف و کاستی هائی را که در نمایشگاه داشته اید دقیقا مورد بررسی و یادداشت قرار دهید تا در نمایشگاه های بعدی بتوانید این نقاط ضعف را به حداقل ممکن کاهش دهید.

– همین طور می توانید نقاط قوت خود را ارزیابی کنید و در جهت ارتقای SWOT می توانید مورد ارزیابی قرار دهید.

– انتظار نداشته باشید بلافاصله پس از نمایشگاه شاهد تماسهای زیادی از مراجعین باشید، بسیاری از نتایج حضور در نمایشگاهها به مرور زمان ایجاد می شود.

– در پایان متذکر می شویم که حضور در نمایشگاه های بین المللی نیازمند تخصصی های ویژه در کلیه مراحل می باشد به خصوصی اگر آشنائی با کشور هدف نداشته باشید. به همین جهت توصیه می شود قبل از هر گونه اقدامی در این خصوصی با شرکتهای متخصصی حتما مشورت نمائید.

آرزومندیم تا شرکتهای ایرانی با حضور موفق خود در نمایشگاههای بین المللی باعث شکوفائی اقتصاد ایران در صحنه های بین المللی باشند.

مطالب مرتبط
نظر خود را به اشتراک بگزارید

12 + 8 =