هزینه سفر تجاری

سفر تجاری

سفر تجاری و هزینه های آن

سفرهای تجاری پر هزینه اند و البته بسته به موضوع مسافرت ، شهر یا کشور مقصد و تعداد افراد اعزامی ،هزینه های یک سفر تجاری برای شرکت متغیر می باشد . بدیهی است مسافرت به شهر و یا کشوری دیگر ، اقامت در هتل برای چندین روز و یا در موارد استثنایی چندین هفته ، ایاب و ذهاب ، خورد و خوراک ، خرید نمونه های بازار ، پذیرایی از مشتریان و غیره همگی مستلزم صرف هزینه هستند . این هزینه ها تحت سر فصل مسافرت و پذیرایی گاه بخش قابل توجهی از بودجه ی سالیانه ی شرکت های بزرگ و متوسط را به خود اختصاص می دهند و به همین دلیل شرکت ها در قالب بخش نامه ی داخلی ، قوانین و ضوابط مختص خود را در رابطه با سفر های کاری تبیین می کنند. 

 

سفر تجاری

 

چنانچه مدیریت شرکت را برعهده دارید ، اطمینان حاصل کنید که دستور العمل مشخصی در رابطه با قوانین و ضوابط مسافرت های کاری برای مدیران و کارکنان شرکت موجود می باشد . هدف از تدوین این دستور العمل ها ، ایجاد شفافیت و تعیین قوانین مربوط به ماموریتهای اداری ، اطمینان از هم راستا بودن سفر ها با اهداف شرکت و از طرف دیگر منصفانه بودن ضوابط و تعادل منطقی بین هزینه ها و آسایش و امنیت پرسنل می باشد .دستور العمل مسافرتهای تجاری بطور معمول موارد زیر را در بر می گیرد :

۱-مراحل دریافت تاییدیه ی مدیر مربوطه برای انجام سفر مورد نظر

۲- مراحل دریافت تنخواه مورد نیاز

۳-نحوه انتخاب وسیله ایاب و ذهاب ، خرید بلیط ، معرفی آژانس های مسافرتی طرف قرارداد ،تعیین کلاس پروازی بر مبنای مدت پرواز و گاه پست سازمانی افراد اعزامی ، تعیین تعداد مجاز مدیران و کارشناسان شرکت در یک پرواز در صورت مسافرت گروهی به منظور کاهش خسارت در صورت بروز حوادث احتمالی .

۴- تعیین درجه ی هتل محل اقامت و معرفی هتل های طرف قرارداد شرکت .

۵-تعیین سقف هزینه ی خورد و خوراک روزانه برای پرسنل و همچنین هزینه ی پذیرایی از مشتریان و مهمانان شرکت .

۶- تعیین شرایط استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی و انتخاب روشهای حمل ونقل محلی در شهر یا کشور مقصد .

۷-سقف هزینه جهت استفاده از وسایل ارتباطی مانند تلفن ، اینترنت و نمابر (فکس) .

۸- تعیین ضوابط شرکت برای سایر هزینه های احتمالی از جمله اضافه بار ، انعام ، خشکشویی البسه و غیره .

۹-نحوه ارائه لیست هزینه های سفر ، تعیین زمان ارائه هزینه ها پس از بازگشت و دریافت تاییدیه ی هزینه های انجام شده .

۱۰- نحوه ی باز پرداخت هزینه های سفر توسط شرکت ( در صورت عدم پرداخت تنخواه پیش از سفر ) و تعیین مواردی که هزینه ی آنها مورد تایید شرکت قرار نخواهند گرفت .

 

هزینه ی سفر ها

 

دستور العمل ماموریت های کاری هر سازمان میتواند با تغییر سیاست های داخلی ، تحولات سیاسی و اجتماعی و یا تغییر وضعیت مالی شرکت اصلاح و یا تکمیل گردد که در این صورت نسخه ی به روز شده ی آن میباست به اطلاع کارکنان شرکت رسانده شود. با توجه به اهمیت این سر فصل و نظر به اینکه قوانین و ضوابط هر شرکت در رابطه با سفرهای تجاری می تواند با شرکتها و سازمان ها ی دیگر متفاوت باشد ، در این قسمت تنها به ذکر نکات کلیدی مرتبط با مدیریت هزینه های سفرهای تجاری بسنده می کنیم :

۱- تنها در صورتی اقدام به مسافرت نمایید که حضور فیزیکی شما در شهر یا کشور مقصد تنها راه دستیابی موثر به اهداف مورد نظر سازمان بوده و ارزش افزوده ی قابل توجهی در راستای اهداف شرکت ایجاد نماید ، در غیر این صورت تلاش کنید از تکنولوژی های روز مانند و بینارها (برگزاری جلسات ، کنفرانس ها ، سمینارها و کارگاه های تخصصی از طریق اینترنت با امکان اتصال افراد از شهرها و کشور های مختلف ) و کنفرانس های تلفنی و تصویری استفاده کنید .

۲-برای انجام سفرهای خود تا حد امکان از پیش برنامه ریزی کنید . برنامه ریزی صحیح یکی از عوامل موثر در کاهش هزینه های سفر است و این امکان را به شما میدهد که در فرصت کافی نسبت به تهیه ی بلیط هواپیما و رزرو هتل با قیمت مناسب اقدام نمایید . در صورت نیاز به سفرهای اضطراری ، بدلیل نزدیکی تاریخ مسافرت ، چاره ای جز پرداخت هزینه ی بالای بلیط هواپیما و هتل ندارید و قدرت انتخاب شما به شدت کاهش می یابد .

۳- چنانچه در آینده ی نزدیک سفر دیگری را به همان مقصد و یا کشور های همسایه ی آن پیش بینی می کنید ، جهت استفاده ی بهینه از وقت و صرفه جویی در هزینه های شرکت ، در صورت امکان برنامه ی کاری هر دو سفر را ادغام کنید.

۴- ترجیحا زمان ماموریت کاری خود را در ایام مقارن با تعطیلات رسمی یا اوج فصل توریستی کشور مقصد که هزینه های بلیط هواپیما و هتل بالاتر از حد معمول است تنظیم نکنید .

۵-مدارک مربوط به بیمه ی مسافرتی خود را به همراه داشته باشید . پیش از سفر با شرکت بیمه ی خود تماس بگیرید و اطلاعات لازم در خصوص جزییات پوشش بیمه ی خود را اخذ نمایید ، همچنین مراکزی که در صورت نیاز در کشور مقصد خدمات پزشکی تحت پوشش بیمه ی شما را ارائه می دهند شناسایی نمایید. این آمادگی قبلی ، نه تنها فشار روحی ناشی از حادثه یا بیماری غیر مترقبه در طول سفر را تعدیل می کند ،بلکه هزینه های درمانی احتمالی را نیز به نحو چشمگیری کاهش می دهد.

 

منبع : کتاب اصول مسافرت های تجاری | مولف : رضا خزاعی

این مطلب چقدر مفید بود؟

برای امتیاز دادن به آن روی ستاره ها کلیک کنید!

میانگین امتیاز ۴.۷ / ۵. تعداد آرا: ۳۴

اگر این پست را مفید یافتید ...

ما را در اینستاگرام دنبال کنید!

مطالب مرتبط
نظر خود را به اشتراک بگزارید

3 × سه =