مبانی سفرهای تجاری

سفرهای تجاری

بشر از گذشته های دور به دلایل گوناگونی مانند تجارت ، کسب علم ، مهاجرت ، نبرد ، زیارت و یا تفریح و با استفاده از وسایل موجود دوران خود سفر می کرده است . وسایل نقلیه در زمانهای گذشته بسیار ابتدایی بوده و زاد و توشه راه نیز از اقلام خوراکی ، جامه ، ابزار دفاعی و داروهای مورد نیاز تشکیل می شدند . اگرچه امروزه و در قرن بیست ویکم ، پیشرفتهای چشمگیری در نحوه و کیفیت سفرهای زمینی و هوایی رخ داده است ولیکن اساسی ترین بخش های هر سفر یعنی تعیین هدف از سفر ، اقدامات ضروری پیش از عزیمت ، فراهم کردن ملزومات مورد نیاز در طول راه و مقصد ، بسته بندی زاد و توشه راه ، انتخاب وسیله ایاب وذهاب و تنظیم زمان بندی مناسب برای سفر ، همچنان به قوت و اهمیت خود باقی مانده اند . برای انجام سفرهای تجاری به خارج از کشور ، تعیین تاریخ و مدت زمان مورد نیاز برای دستیابی به اهداف ماموریت محوله و پس از آن رزرو بلیط پرواز های رفت و برگشت ، رزرو هتل و در صورت نیاز اقدام جهت دریافت ویزا از موارد مهمی هستند که می بایست پیش از عزیمت انجام گیرند .

 

گذر نامه ی معتبر :

 

اطمینان حاصل کنید که تاریخ اعتبار گذر نامه شما منقضی نشده باشد در غیر اینصورت در اولین فرصت نسبت به دریافت گذر نامه جدید اقدام کنید . برای ورود به اغلب کشور ها ، گذر نامه شما می بایست حداقل شش ماه اعتبار داشته باشد . از پاسپورت ، ویزا ، دعوتنامه و دیگر  مدارک مسافرتی خود دو نسخه کپی تهیه کنید یک نسخه را در طول سفر به همراه داشته باشید و کپی دیگر رادر منزل و یا نزد منشی خود در شرکت نگه داری کنید . کپی مدارک ، در صورت گم شدن و یا به سرقت رفتن گذر نامه به کار خواهند آمد .برای اطمینان بیشتر ، همچنین می توانید این مدارک را اسکن کرده وبر روی حافظه فلاش ذخیره کنید و به همراه خود ببرید . 

 

سفر تجاری

 

تعیین زمان پرواز رفت :

 

ماموریت کاری شما با هر هدفی که صورت بگیرد ، نیازمند حضور پر انرژی و شاداب شما در طول جلسات و بخصوص در روز نخست ملاقات با طرف مذاکره است . توجه به این امر ، علاوه بر تاثیر بسیار مثبتی که بر هیئت میزبان خواهد گذاشت ، موجب ارائه تصویر حرفه ای از شما و سازمان مطبوعتان شده و در نهایت شما را در پیشبرد مذاکرات و رسیدن به نتیجه ی دلخواه یاری خواهد کرد . به همین جهت ، چنانچه عازم کشور های قاره ی اروپا ، آسیا و یا آفریقا هستید توصیه می کنیم پرواز رفت خود را به ترتیبی رزرو کنید که یک روز پیش از شروع برنامه ی کاری به مقصد برسید . در صورت سفر به کشور های آمریکای شمالی ، آمریکای جنوبی ویا استرالیا ترجیحا دو روز پیش از شروع برنامه ی کاری در مقصد حضور داشته باشید . رعایت این نکته در مواقعی که عازم ماموریت کاری مهمی هستید ، از اهمیت بیشتری برخوردار است چرا که به شما فرصت کافی برای استراحت جسم و ذهن ، هماهنگی با محیط ، تطبیق ساعت فیزیولوژیکی بدنتان با ساعت مقصد و مرور مطالب کاری مربوط را میدهد و در نهایت موجب بالا بردن بهره وری و تاثیر مثبت حضور شما در ماموریت مورد نظر می شود . اگر چه در بسیاری موارد سازمانها به دلایل مختلف مانند فشرده بودن برنامه ی کاری  مدیران ، قوانین و دستور العمل های داخلی و یا کاهش هزینه های سفر ، برنامه ی پروازی تیم اعزامی خود را به نحوی ترتیب میدهند که صبح روز نخست برنامه ی کاری به کشور مقصد رسیده و مستقیما از فرودگاه و یا پس از توقف کوتاهی در هتل راهی شرکت میزبان شوند .  

 

 

ممکن است در نظر اول این نحوه ی برنامه ریزی ، حاکی از سخت کوشی و یا مشغله ی بسیار بالای مدیران اعزامی باشد ولیکن در عمل بحضور افرادی خسته با چشمانی خواب آلود و ظاهری آشفته در محل شرکت میزبان ختم می شود که در ادامه ی روز با کلافگی سعی در تمرکز بر روی موضوعات مورد بحث را دارند ، بدون تامل کافی مطالب را تایید می کنند و در حال ستیز بی امان با تمایل به خواب در پشت میز مذاکره هستند . اگر شما بعنوان مدیر عامل ، رئیس یا عضو هیئت مدیره و یا مدیر منابع انسانی در تدوین بخشنامه های مربوط به ماموریت های خارجی و نحوه ی تنظیم برنامه ی سفرهای تجاری مدیران و کارشناسان شرکت نقش موثری ایفا میکنید ، علی رغم مشغله ی زیاد و حساسیت های شغلی ، این امکان را به فرد یا افراد اعزامی بدهید تا در زمان کافی پیش از شروع برنامه ی کاری به مقصد برسند و خود را برای حضور مفید و موثر در جلسات آماده کنند .

 

 

علاوه بر موارد فوق ، تاخیر احتمالی پرواز ها را نیز باید در نظر گرفت .در هر سفر هوایی ، تاخیر های احتمالی و در برخی موارد لغو پرواز ها بدلایل شرایط جوی و یا نقص فنی اجتناب ناپذیرند . برنامه ریزی سفر شما باید به گونه ای باشد که تاخیر های احتمالی در پرواز رفت خللی در حضور به موقع شما در روز شروع جلسات ایجاد نکند ، بخصوص در فصل زمستان که احتمال تاخیر و یا لغو پرواز ها بدلیل شرایط نامساعد جوی افزایش پیدا می کند .

پیش از نهایی کردن تاریخ سفر ، تقویم کشور مقصد را با میزبان خود مرور کنید تا چنانچه روز یا روز هایی از اقامت شما مصادف با تعطیلات رسمی کشور مقصد است ، این مسئله را در زمانبندی سفر خود در نظر بگیرید . در زمان خرید بلیط ، چنانچه امکان پرواز مستقیم به مقصد شما فراهم است اولویت را به انتخاب پرواز های مستقیم بدهید . همچنین اگر برای ورود به کشور مقصد به ویزا نیاز دارید پیش از تعیین قطعی زمان سفر مراحل لازم و مدت زمان مورد نیاز جهت اخذ ویزا را برسی کنید تا با در یافت به موقع ویزا سفرتان را مطابق برنامه ریزی مطلوب خود انجام دهید .

 

سفر تجاری

 

مرور تقویم شخصی :

با مرور تقویم شخصی خود ، اطمینان حاصل کنید که زمان مسافرت شما با وقت معاینه ی پزشکی که از قبل تعیین شده و یا تاریخ سر رسید پرداخت های احتمالی مانند اقساط وام ،شهریه ی مدرسه بچه ها ،اجاره ی منزل ، تمدید قرار داد ها ، حق عضویت ها و یا  زمان یک آزمون و یا مراسم خاص تداخل پیدا نمیکند . به این ترتیب این امکان را خواهید داشت تا در فرصت کافی از پیش هماهنگیهای لازم را به عمل آوردید.

 

منبع : کتاب اصول مسافرت های تجاری | مؤلف : رضا خزاعی

 

این مطلب چقدر مفید بود؟

برای امتیاز دادن به آن روی ستاره ها کلیک کنید!

میانگین امتیاز ۴.۸ / ۵. تعداد آرا: ۵

تاکنون رأی داده نشده ! اولین کسی باشید که این مطلب را ارزیابی می کنید

اگر این پست را مفید یافتید ...

ما را در اینستاگرام دنبال کنید!

مطالب مرتبط
نظر خود را به اشتراک بگزارید

15 + چهارده =