مبانی سفرهای تجاری

سفرهای تجاری

بشر از گذشته های دور به دلایل گوناگونی مانند تجارت ، کسب علم ، مهاجرت ، نبرد ، زیارت و یا تفریح و با استفاده از وسایل موجود دوران خود سفر می کرده است . وسایل نقلیه در زمانهای گذشته بسیار ابتدایی بوده و زاد و توشه راه نیز از اقلام خوراکی ، جامه ، ابزار دفاعی و داروهای مورد نیاز تشکیل می شدند . اگرچه امروزه و در قرن بیست ویکم ، پیشرفتهای چشمگیری در نحوه و کیفیت سفرهای زمینی و هوایی رخ داده است ولیکن اساسی ترین بخش های هر سفر یعنی تعیین هدف از سفر ، اقدامات ضروری پیش از عزیمت ، فراهم کردن ملزومات مورد نیاز در طول راه و مقصد ، بسته بندی زاد و توشه راه ، انتخاب وسیله ایاب وذهاب و تنظیم زمان بندی مناسب برای سفر ، همچنان به قوت و اهمیت خود باقی مانده اند . برای انجام سفرهای تجاری به خارج از کشور ، تعیین تاریخ و مدت زمان مورد نیاز برای دستیابی به اهداف ماموریت محوله و پس از آن رزرو بلیط پرواز های رفت و برگشت ، رزرو هتل و در صورت نیاز اقدام جهت دریافت ویزا از موارد مهمی هستند که می بایست پیش از عزیمت انجام گیرند .

 

گذر نامه ی معتبر :

 

اطمینان حاصل کنید که تاریخ اعتبار گذر نامه شما منقضی نشده باشد در غیر اینصورت در اولین فرصت نسبت به دریافت گذر نامه جدید اقدام کنید . برای ورود به اغلب کشور ها ، گذر نامه شما می بایست حداقل شش ماه اعتبار داشته باشد . از پاسپورت ، ویزا ، دعوتنامه و دیگر  مدارک مسافرتی خود دو نسخه کپی تهیه کنید یک نسخه را در طول سفر به همراه داشته باشید و کپی دیگر رادر منزل و یا نزد منشی خود در شرکت نگه داری کنید . کپی مدارک ، در صورت گم شدن و یا به سرقت رفتن گذر نامه به کار خواهند آمد .برای اطمینان بیشتر ، همچنین می توانید این مدارک را اسکن کرده وبر روی حافظه فلاش ذخیره کنید و به همراه خود ببرید . 

 

سفر تجاری

 

تعیین زمان پرواز رفت :

 

ماموریت کاری شما با هر هدفی که صورت بگیرد ، نیازمند حضور پر انرژی و شاداب شما در طول جلسات و بخصوص در روز نخست ملاقات با طرف مذاکره است . توجه به این امر ، علاوه بر تاثیر بسیار مثبتی که بر هیئت میزبان خواهد گذاشت ، موجب ارائه تصویر حرفه ای از شما و سازمان مطبوعتان شده و در نهایت شما را در پیشبرد مذاکرات و رسیدن به نتیجه ی دلخواه یاری خواهد کرد . به همین جهت ، چنانچه عازم کشور های قاره ی اروپا ، آسیا و یا آفریقا هستید توصیه می کنیم پرواز رفت خود را به ترتیبی رزرو کنید که یک روز پیش از شروع برنامه ی کاری به مقصد برسید . در صورت سفر به کشور های آمریکای شمالی ، آمریکای جنوبی ویا استرالیا ترجیحا دو روز پیش از شروع برنامه ی کاری در مقصد حضور داشته باشید . رعایت این نکته در مواقعی که عازم ماموریت کاری مهمی هستید ، از اهمیت بیشتری برخوردار است چرا که به شما فرصت کافی برای استراحت جسم و ذهن ، هماهنگی با محیط ، تطبیق ساعت فیزیولوژیکی بدنتان با ساعت مقصد و مرور مطالب کاری مربوط را میدهد و در نهایت موجب بالا بردن بهره وری و تاثیر مثبت حضور شما در ماموریت مورد نظر می شود . اگر چه در بسیاری موارد سازمانها به دلایل مختلف مانند فشرده بودن برنامه ی کاری  مدیران ، قوانین و دستور العمل های داخلی و یا کاهش هزینه های سفر ، برنامه ی پروازی تیم اعزامی خود را به نحوی ترتیب میدهند که صبح روز نخست برنامه ی کاری به کشور مقصد رسیده و مستقیما از فرودگاه و یا پس از توقف کوتاهی در هتل راهی شرکت میزبان شوند .  

 

 

ممکن است در نظر اول این نحوه ی برنامه ریزی ، حاکی از سخت کوشی و یا مشغله ی بسیار بالای مدیران اعزامی باشد ولیکن در عمل بحضور افرادی خسته با چشمانی خواب آلود و ظاهری آشفته در محل شرکت میزبان ختم می شود که در ادامه ی روز با کلافگی سعی در تمرکز بر روی موضوعات مورد بحث را دارند ، بدون تامل کافی مطالب را تایید می کنند و در حال ستیز بی امان با تمایل به خواب در پشت میز مذاکره هستند . اگر شما بعنوان مدیر عامل ، رئیس یا عضو هیئت مدیره و یا مدیر منابع انسانی در تدوین بخشنامه های مربوط به ماموریت های خارجی و نحوه ی تنظیم برنامه ی سفرهای تجاری مدیران و کارشناسان شرکت نقش موثری ایفا میکنید ، علی رغم مشغله ی زیاد و حساسیت های شغلی ، این امکان را به فرد یا افراد اعزامی بدهید تا در زمان کافی پیش از شروع برنامه ی کاری به مقصد برسند و خود را برای حضور مفید و موثر در جلسات آماده کنند .

 

 

علاوه بر موارد فوق ، تاخیر احتمالی پرواز ها را نیز باید در نظر گرفت .در هر سفر هوایی ، تاخیر های احتمالی و در برخی موارد لغو پرواز ها بدلایل شرایط جوی و یا نقص فنی اجتناب ناپذیرند . برنامه ریزی سفر شما باید به گونه ای باشد که تاخیر های احتمالی در پرواز رفت خللی در حضور به موقع شما در روز شروع جلسات ایجاد نکند ، بخصوص در فصل زمستان که احتمال تاخیر و یا لغو پرواز ها بدلیل شرایط نامساعد جوی افزایش پیدا می کند .

پیش از نهایی کردن تاریخ سفر ، تقویم کشور مقصد را با میزبان خود مرور کنید تا چنانچه روز یا روز هایی از اقامت شما مصادف با تعطیلات رسمی کشور مقصد است ، این مسئله را در زمانبندی سفر خود در نظر بگیرید . در زمان خرید بلیط ، چنانچه امکان پرواز مستقیم به مقصد شما فراهم است اولویت را به انتخاب پرواز های مستقیم بدهید . همچنین اگر برای ورود به کشور مقصد به ویزا نیاز دارید پیش از تعیین قطعی زمان سفر مراحل لازم و مدت زمان مورد نیاز جهت اخذ ویزا را برسی کنید تا با در یافت به موقع ویزا سفرتان را مطابق برنامه ریزی مطلوب خود انجام دهید .

 

سفر تجاری

 

مرور تقویم شخصی :

با مرور تقویم شخصی خود ، اطمینان حاصل کنید که زمان مسافرت شما با وقت معاینه ی پزشکی که از قبل تعیین شده و یا تاریخ سر رسید پرداخت های احتمالی مانند اقساط وام ،شهریه ی مدرسه بچه ها ،اجاره ی منزل ، تمدید قرار داد ها ، حق عضویت ها و یا  زمان یک آزمون و یا مراسم خاص تداخل پیدا نمیکند . به این ترتیب این امکان را خواهید داشت تا در فرصت کافی از پیش هماهنگیهای لازم را به عمل آوردید.

 

منبع : کتاب اصول مسافرت های تجاری | مؤلف : رضا خزاعی

 

این مطلب چقدر مفید بود؟

برای امتیاز دادن به آن روی ستاره ها کلیک کنید!

میانگین امتیاز ۴.۸ / ۵. تعداد آرا: ۵

اگر این پست را مفید یافتید ...

ما را در اینستاگرام دنبال کنید!

مطالب مرتبط
نظر خود را به اشتراک بگزارید

دو × پنج =