راهنمای گرفتن غرفه در نمایشگاه های خارجی

شرکت در نمایشگاه های خارجی

یکی از ساده ترین روشها برای بازاریابی بین المللی، شرکت در نمایشگاه های خارج از کشور است. این روش در عین سادگی دارای نکاتی است که اگر به درستی اجرا نشودنه تنها نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد بلکه می تواند نتایج معکوس به همراه داشته باشد. شرکت در نمایشگاههای خارجی به طور کلی شامل ۳ مرحله است که شامل : عملیات قبل از نمایشگاه – هنگام برگزاری نمایشگاه و عملیات بعد از نمایشگاه می باشد.

برنامه زمان بندی مراحل اجرائی قبل از نمایشگاه :

– زمان ثبت نام در نمایشگاه خارجی حداقل باید ۹ ماه قبل از حضور در نمایشگاه باشد مراحلی که باید طی این مدت انجام شود به طور خلاصه به صورت زیر می باشد:

– ثبت نام اولیه جهت نمایشگاه

– تعیین محل غرفه

– تعیین اقلامی که باید در نمایشگاه همراه با خود یا قبل از عزیمت خود به نمایشگاه ارسال نمائید.

– درج اطلاعات شرکت در وب سایت نمایشگاه و اعلام حضور خود در نمایشگاه مورد نظر به مخاطبان

– مطالعه کتاب نمایشگاه از دوره های قبل و ایجاد بانک اطلاعاتی از مخاطبانی که مورد نظر می باشند.

– تصمیم گیری در مورد اینکه تمایل به برگزاری میهمانی یا همایش در نمایشگاه را دارید یا خیر و انجام مقدمات لازم برای انجام این کار .

-مراحل اخذ روادید از کشور مورد نظر در اولین زمان ممکن برای کلیه افرادی که قرار است در نمیاشگاه حضوور داشته باشند همینطور بلیط هواپیما – محل اقامت مناسب

-آموزش افرادی که قرار است در غرفه حضور داشته باشند با تسلط به زبان خارجی تهیه کلیه اقلام تبلیغاتی از قبیل کاتالوگ – هدایای تبلیغاتی – کارت ویزیت

– طراحی غرفه : در صورت تمایل به ایجاد غرفه با طراحی خاصی با غرفه ساز متخصصی تماس بگیرید، انتخاب طرح و طراحی غرفه گاه چند ماه به طول می انجامد.

– برنامه های بازاریابی در کشور هدف از قبیل طراحی آگهی – بررسی و مقایسه قیمت رسانه های مختلف و تاثیر گذاری هر کدام

-ارسال دعوت نامه به مشتریان خاصی خود

– ارسال ایمیل گروهی برای مخاطبان و مشتریان بالقوه حتی اگر می دانید که آنها به نمایشگاه نخواهند آمد زیرا این اطلاع رسانی خود می تواند در تبلیغ شرکت و محصولات شما موثر واقع شود.

-نحوه پذیرائی در غرفه

– پیش بینی فضاهای مناسب جهت مذاکرات تجاری

– اطلاع از وضعیت ترخیصی کالا در کشور هدف و همینطور خروج محصولات از گمرک ایران بخصوص در مورد ماشین آلات و ابزار صنعتی

– تهیه لباس فرم برای مسئولان غرفه

بدیهی است موارد ذکر شده تنها به عنوان یک چک لیست از فعالیت های ضروری برای حضور در یک نمایشگاه می باشد و نحوه اجرای هر کدام از فعالیت های فوق در موفقیت حضور در یک نمایشگاه می تواند بسیار تاثیر گذار باشد.

انتخاب نمایشگاه : با توجه به تعداد نمایشگاهها در سراسر جهان و تخصصی بودن انها انتخاب نمایشگاه مورد نظر با توجه به اهداف شرکت و نوع محصول از اهمیت بسیاری برخوردار است تحقیق در مورد اطلاعات بازدید کنندگان قبلی نمایشگاه – غرفه داران – رقبای تجاری – تجزیه و تحلیل بازار هدف از مهمترین عوامل انتخاب یک نمایشگاه می باشد. تعیین غرفه و متراژ آن : محل غرفه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است به همین دلیل اقدام به موقع در گرفتن محل غرفه هم به جهت مکان مرغوب تر و هم قیمت مناسب تر می تواند موثر باشد.

-درج اطلاعات و محصولات شرکت در وب سایت نمایشگاه : بدیهی است که اگر ثبت نام و تعیین محل غرفه زودتر انجام شود نام و مشخصات شرکت زودتر در وب سایت نمایشگاه قرار می گیرد و متقاضیان بیشتری باشما تماسی خواهند داشت.

چرا باید در یک نمایشگاه شرکت کرد؟

نمایشگاه‌ها می‌توانند یک فرصت باارزش برای رسیدن به اهدافی کلیدی در کوتاه‌ترین زمان ممکن باشند. درصورتی‌که بتوانید نمایشگاه درست را انتخاب کنید و برای آن برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید، می‌توانید خود را برای دستیابی به رشد مالی و ارتباطی و فروش بیشتر آماده کنید.

برگزاری نمایشگاه به‌جز به وجود آوردن فرصت برای ارتباطات ارزشمند مزایای دیگری نیز دارد:

پرستیژ و شخصیت کاری شمارا در سالن‌های بزرگی مثل ان.ای.سی و اولیمپیا بالا می‌برد. شما وارد کار شده‌اید!

نمایشگاه‌ها مکان‌های خوبی برای دریافت بازخوردهای فوری از محصولات جدید هستند.

کارکنان شما می‌توانند به بازدیدکنندگان غرفه‌تان کمک کنند و همچنین به آن‌ها شانس شرکت در یک قرعه‌کشی را بدهند.

شما به‌عنوان شرکت‌کننده این فرصت را خواهید داشت که با خریداران خارجی دیدار کنید و با آنها در رابطه با همکاری‌های داخلی و خارجی صحبت کنید.

گرفتن غرفه در یک نمایشگاه تجاری، یک نمایش محلی و یا یک نمایشگاه ملی چقدر هزینه دارد؟

هیچ قاعده کلی در رابطه با این سؤال وجود ندارد. هر نمایشگاه بر اساس میزان مخارج مصرفی خود، منطقه‌ای که برای برگزاری تصرف کرده است و حتی اینکه نمایش در زیر سقف برگزار شود یا فضای باز، شارژ موردنظر خود را محاسبه می‌کند. این میزان با توجه به اینکه آن نمایشگاه خاص تا چه حد می‌تواند جمعیت را به خود جلب کند افزایش می‌یابد.

برای مثال اجاره یک غرفه کوچک (بدون قاب و با کف‌پوش) در سالن‌های بزرگ در فرانکفورت حداقل ۲۶۰ یورو هزینه در پی دارد درحالی‌که نمایش‌های محلی یا کشاورزی هزینه بسیار کمتری دارند. مورد اول شاید تا چند صد هزار نفر را به خود جذب کند اما مورد دوم شاید فقط ۵۰۰۰ نفر!

اصلی‌ترین سرفصل‌های هزینه‌ای عبارت‌اند از:

به‌کارگیری موارد اضافی مثل لامپ‌های روشنایی، استفاده از پاورپوینت و سقف پارچه‌ای برای پوشاندن سیم‌ها می‌تواند برای شما بسیار گران تمام شود. گرفتن صندلی، میزتحریر، جالباسی، گیاهان زینتی، صفحه‌های نمایش و مواردی از این قبیل تحت عنوان اجاره می‌تواند مبالغ زیادی را به هزینه شما اضافه کند.

در بعضی از سالن‌ها از سیم‌کشی و نصب تابلوهایی که نشان مخصوص اتحادیه نمایشگاه‌ها را ندارد جلوگیری می‌شود. اگر شما یک غرفه با تابلوی مخصوص به خود را دارید می‌توانید آن را اجاره دهید.

ممکن است ادبیات فروش محصولات جدید نیاز به مدیریت و سازمان‌دهی داشته باشد.

ممکن است بخواهید برای بازدیدکنندگان رقابت‌ها و قرعه‌کشی‌هایی را ترتیب دهید.

محل اقامت در کنار سالن‌های بزرگ ممکن است بسیار گران باشد، پس از پیش محل اقامتتان را رزرو کنید و آماده سفر به مسافت‌های طولانی باشید.

زماني براي آموزش به کارکنان و همچنین زمانی که برای برپایی غرفه قبل از آغاز نمایشگاه و برچيدن بعد از اتمام نمایشگاه تلف می‌شود.