تنظیم برنامه های سفر

سفر تجاری

در اولین فرصت ، زمان سفر و همچنین محل اقامت خود را با خانواده در میان بگذارید و ترجیحا یکی از اعضای خانواده را در جریان حسابهای مالی شخصی خود قرار دهید . این اطلاعات باعث آرامش خاطر خانواده شما و بخصوص در شرایط اضطراری به کمکشان خواهد آمد .

 

دریافت ویزا :

مدارک لازم برای در خواست ویزای تجاری از کشور های مختلف عمدتا مشابه بوده و در بیشتر موارد نیاز به ترجمه ی رسمی دارد . این مدارک معمولا شامل دعوتنامه از شرکت میزبان ، روزنامه رسمی شرکت شما ، نامه اشتغال به کار ، لیست بیمه ،صورتحسابهای بانکی شرکت ، بلیط هواپیما ، برگه ی رزرواسیون هتل و بیمه مسافرتی می باشد . در خصوص مدارک شخصی نیز معمولا کپی و اصل شناسنامه و در بعضی کارت ملی ، کپی و اصل گذر نامه ی کنونی و در صورت نیاز گذر نامه های قبلی ، صورتحسابهای بانکی ، کپی سند ملکی و عکس پرسنلی با زمینه سفید مطالبه میشود . چنانچه به طور متوالی نیاز به در خواست ویزای تجاری دارید، می توانید از قبل نسبت به تجربه ی رسمی برخی از مدارک ضروری اقدام کنید تا در صورت پیش آمد سفرهای اضطراری تا حدودی آماده باشید .

 

رزرو هتل :

در اولین فرصت پس از مشخص شدن زمان سفر نسبت به رزرو هتل اقدام نمایید . با نزدیک شدن به زمان سفر نه نرخ هتل ها ارزانتر می شوند و نه احتمال موجود بودن اتاق دلخواه در هتل مورد نظر شما بیشتر می شود. چنانچه شرکت شما هماهنگی رزرواسیون هتل و پرداخت هزینه ی اقامت را انجام می دهد و یا شرکت میزبان بخشی و یا تمام این موارد را بر عهده می گیرد ، در هر دو صورت اطمینان حاصل کنید که تاییدیه رزرواسیون هتل در اولین فرصت و قبل از عزیمت ، برای شما ارسال شود . این مدرک علاوه بر مشخص کردن وضعیت اقامت شما در کشور مقصد برای ارائه به سفارت و گاه به افسر پلیس در فرودگاه مقصد مورد نیاز خواهد بود . برخی هتل ها ، خدمات انتقال مهمانان خود از فرودگاه به هتل و برعکس را بصورت رایگان و یا با دریافت هزینه ی کمی ارائه می دهند . پیش از سفر ، مشخص کنید که آیا میزبان شما در فرودگاه به استقبال شما می آید ، یا از خدمات شاتل هتل استفاده می کنید و یا میخواهید خودتان با وسایل حمل و نقل عمومی از فرودگاه به هتل بروید .

در مورد آخر ، اطلاعات لازم در خصوص خدمات تاکسی ، قطار و یا اتوبوس از فرودگاه به هتل را قبلا از میزبان خود و یا از هتل دریافت کنید تا پس از رسیدن به فرودگاه مقصد دچار سردر گمی نشوید . چنانچه تمایل دارید در اتاق غیر سیگاری هتل اقامت داشته باشید ، حتما این مورد را در درخواست رزرواسیون خود قید کنید و پس از رسیدن به هتل و در زمان پذیرش و دریافت اتاق نیز به مسئول پذیرش یاد آوری نمایید. ساعت دریافت اتاق و تحویل اتاق در هتل مورد نظر را در برنامه ریزی سفر خود در نظر بگیرید . معمولا هتل ها حدود ساعت ۲ بعد از ظهر اتاق را در اختیار مهمان قرار می دهند و از مهمان می خواهند که در روز بازگشت ، قبل از ساعت ۱۱ صبح اتاق خود را تحویل دهد . چنانچه صبح خیلی زود به هتل می رسید و می خواهید در بدو ورود از اتاق استفاده نمایید و تمایل ندارید تا زمان معمول تحویل اتاق منتظر بمانید ، می بایست از پیش به هتل اطلاع دهید تا اتاق را در ساعت مورد نظر برای شما آماده کنند . بطور معمول هتل ها در این حالت هزینه ی یک روز کامل و یا نصف روز را از شما مطالبه می کنند .

ضمنا توجه داشته باشید که آیا هزینه اعلام شده برای هر شب اقامت ، قیمت ناخالص بوده و یا هزینه های دیگری مانند مالیات ، عوارض شهرداری و غیره نیز به آن اضافه می شوند . گاهی این هزینه های اضافی تا حدود ۲۰ درصد به هزینه هر شب اقامت شما در هتل اضافه می کنند .

 

تنظیم برنامه های سفر

تهیه خلاصه ی برنامه سفر :

خلاصه برنامه سفر خود را با جزییات کامل شامل تاریخ پرواز ها ، زمان و مکان تشکیل جلسات ، آدرس و تلفن هتل (های )محل اقامت و اطلاعاتی از این قبیل را تهیه نمایید تا با یک نگاه بتوانید برنامه سفر را مرور کنید و نیازی به مراجعه به مدارک مختلف نداشته باشید . کپی برنامه سفر خود را در اختیار منشی و یا مدیر جانشین خود نیز قرار دهید . به این ترتیب ، در صورت وقوع اتفاقات غیر مترقبه و یا موارد فورس ماژور در کشور مقصد ، همکاران شما در شرکت ، امکان دسترسی سریع به شما را خواهند داشت .

 

تهیه ی ارز :

مسافرینی که از کارتهای اعتباری بین المللی استفاده می کنند ، نیازی به حمل مقدار زیادی وجه نقد ندارند ، ولیکن از آنجائیکه در حال حاضر خدمات کارتهای اعتباری بین المللی در کشور ما ارائه نمی شوند، لذا مقوله خرید ارز یکی از اقدامات ضروری پیش از سفر محسوب می شود . برای محاسبه ی میزان ارز مورد نیاز در طول سفر ، لازم است که کلیه مراحل ماموریت محوله را مرور کرده و بخش هایی که پرداخت هزینه توسط شما انجام می شود را مشخص کنید . مواردی چون هزینه ی اقامت ، ایاب و ذهاب درون شهری ، خورد و خوراک ، خرید نمونه ی محصولات ، خرید بلیط نمایشگاه و غیره از مواردی هستند که می بایست در محاسبات خود منظور کنید . حتما به میران کافی اسکناس خرد همراه داشته باشید . لازم است در زمان خرید ارز این نکته را به صرافی یاد آوری کنید. استفاده از اسکناس های درشت برای هزینه های روزانه ، کار را برای شما مشکل خواهد کرد ، چون با توجه به استفاده ی عموم از کارت های اعتباری ، فروشندگان وجه نقد کافی برای برگرداندن بقیه ی پول شما را ندارند . 

 

همچنین به خاطر داشته باشید که مراحل سفر همیشه مطابق با برنامه ریزی اولیه ی ما پیش نمی رود ، به عبارت دیگر هر اتفاق غیر منتظره ای در طول سفر متحمل است ، پس هیچ چیز را مسلم فرض نکنید . شاید بدلیل شرایط آب و هوایی نامساعد کلیه ی پرواز ها برای یک یا و یا حتی چند روز به تعویق بیافتند و شما ناچار شوید اقامت خود را در هتل تمدید نمایید و یا اینکه ممکن است به هر دلیلی پرواز خود را از دست بدهید  و لازم باشد بلیط دیگری خریداری کنید . در هر صورت ، همراه داشتن پول کافی ، لازمه فائق آمدن بر تمام این شرایط اضطراری است . به همین جهت ، تحت هیچ شرایطی تمام پول خود را خرج نکنید و با این استدلال که سفر تان به پایان رسیده است با جیب خالی به فرودگاه نروید . بدین ترتیب ارز مورد نیاز برای مسافرت خود را به دقت محاسبه کنید وحداقل ۳۰٪ بیشتر از مبلغ برآورد شده برای موارد اضطراری به همراه داشته باشید . در اینجا لازم است به این نکته مهم اشاره کنیم که مطابق قانون گمرک اغلب کشور ها ، از جمله کشور های عضو اتحادیه ی اروپا و قاره ی آمریکا ، مسافرینی که در زمان ورود به کشور ، بیش از ده هزار یورو و یا ده هزار دلار وجه نقد به همراه دارند ، موظف هستند که این مطلب را در گمرک فرودگاه و پیش از ورود به کشور مقصد اظهار کنند و بدیهی است که می بایست دلیل موجهی برای به همراه داشتن این مقدار وجه نقد ارائه نمایند .  یکی از اشتباهات بزرگی که برخی از مسافرین مرتکب میشوند ، کتمان این مسئله و پنهان نمودن آن در گمرک فرودگاه مقصد می باشد غافل از اینکه چنانچه پلیس گمرک فرودگاه به هر دلیل ، از جمله بازرسی تصادفی مسافرین متوجه این موضوع گردد، مسافر مربوطه با توجه به قوانین کشور مقصد ، مشمول جرایم سنگین و گاهی توقیف اموال و بازداشت توسط پلیس خواهد گردید . در کشور های کادانا و آمریکا پیش از  فرود هواپیما در مقصد ، فرم های مربوط به گمرک فرودگاه بین مسافرین توزیع می شود که در آن ، میزان وجه نقد همراه مسافر از جمله مواردی است که سوال شده است . لذا چنانچه در قالب یک تیم مسافرت میکنید و بیش از ده هزار دلار و یا یورو وجه نقد به همراه دارید ، آن را بین اعضاء گروه تقسیم کنید تا هم ریسک از دادن آن در طول سفر کاهش پیدا کند و هم اینکه شامل محدودیت های قانونی ورود ارز نگردید. 

 

  منبع : کتاب اصول مسافرتهای تجاری | مؤلف : رضا خزاعی

این مطلب چقدر مفید بود؟

برای امتیاز دادن به آن روی ستاره ها کلیک کنید!

میانگین امتیاز ۴.۸ / ۵. تعداد آرا: ۶

تاکنون رأی داده نشده ! اولین کسی باشید که این مطلب را ارزیابی می کنید

اگر این پست را مفید یافتید ...

ما را در اینستاگرام دنبال کنید!

مطالب مرتبط
نظر خود را به اشتراک بگزارید

17 + هجده =