تعیین هدف از سفرهای تجاری و نمایشگاهی

اهداف سفر تجاری

پیش از سفر ، زمانی را با دقت و تمرکز به پاسخ دادن به سوالات کلیدی زیر اختصاص دهید و بر مبنای آن لیست موضوعاتی که باید در طول بازدید ها ، جلسات و ملاقات با طرف مورد مذاکره به آنها رسیدگی شود را تهیه کنید : 

 

۱- چه اهدافی را در این سفر دنبال می کنید ؟

۲- طرف مورد مذاکره چه انتظاراتی از شما دارد ؟

۳- در این سفر با چه افراد یا گروه هایی ملاقات خواهید کرد و موضوعات مورد بحث با هر یک از آنان چیست ؟

۴- قرار است از چه واحدهایی بازدید کنید و چه سوالاتی در ارتباط با نحوه ی همکاری خود و یا نحوه ی عملکرد واحد مربوطه دارید ؟

۵- چه مدارک و اطلاعاتی را میبایست جهت انجام مذاکرات و بازدید ها به همراه ببرید ؟

 

موارد فوق را یادداشت کنید و با مرور نهایی آنها در پایان جلسات اطمینان حاصل کنید که هیچ مطلبی از قلم نیافتاده باشد . هر قدر که هدف از ماموریت و برنامه کاری برای شما واضح و روشن باشد ، باز هم زمانی را در خلوت به تفکر در باره ی مواردی که گفته شد اختصاص دهید و از همه مهم تر اینکه لیست کوتاهی از موارد فوق را به همراه داشته باشید و به حافظه ی خود بسنده نکنید . پس از نهایی کردن لیست اموری که میباست در طول سفر به آنها رسیدگی کنید ، از خود بپرسید : دیگه چی ؟ و این سوال را پیوسته تا پایان سفر با خود تکرار کنید . وسعت دید خود را از محدوده  ی هدف اصلی سفر فراتر برده و موارد جدیدی را مورد بررسی قرار دهید . شاید هدف اصلی از سفر شما ، انجام مذاکرات فنی و بازرگانی باشد ، اما در زمان بازدید از شرکت میزبان می توانید ایده های جالبی در رابطه با چیدمان و دکوراسیون داخلی محیط اداری به دست آورید و یا در حین بازدید از خطوط تولید ، آزمایشگاه ها ، انبار مواد اولیه و قطعات ، محوطه های خارجی و غیره به نکات مفیدی که در شرکت شما نیز قابل اجرا هستند برخورد کنید .

 

 

هدف از سفر

 

توصیه میکنیم در روز های پیش از سفر ، پیش نویس برنامه کاری خود در طول ماموریت اداری را بر روی میز کار و یا صفحه ی اصلی رایانه ی خود قرار دهید تا هر زمان که مورد جدیدی به ذهنتان خطور کرد به لیست فوق اضافه کنید ، بدین ترتیب سفری موثر تر و پر بار تر خواهید داشت .

 

اطلاع رسانی به تیم تحت مدیریت خود و بخش های مرتبط شرکت

 

شما در طول روز با بخش های مختلف شرکت در تعامل هستید و این موضوع که روند  پیشرفت کارها در زمان غیبت شما تا حد امکان دچار وقفه و یا تاخیر نشود حایز اهمیت بسیار است . هر قدر که پست سازمانی شما بالاتر باشد ، اهمیت این موضع که مدیران بخش های مختلف و تیم تحت مدیریت خود را  از زمان مسافرت در پیش رو آگاه کنید بیشتر خواهد بود . اطلاع رسانی شما به مسوولین بخش های مختلف ، این امکان را به آنان می دهد تا در فرصت مقتضی مواردی که نیاز به مشورت ، دستور ویا امضای شما را دارند آماده کرده و پیش از سفر با شما مطرح ونهایی نمایید .

 

به همین منظور لازم است که تیم مستقیم خود را در جریان برنامه ی سفر خود قرار دهید و کارهایی که لازم است در زمان مسافرت شما انجام شود را با آنان مرور کنید .چنانچه در بعضی موارد نیاز به تفویض اختیار و یا تقسیم وظایف را احساس میکنید ، شخصا این کار را در جلسه ی حضوری انجام دهید تا شرح وظایف محوله به هر یک از افراد تیم در غیاب شما ، برای همه اعضای گروه روشن و شفاف باشد . اطلاع رسانی به بخش های مربوطه و تیم تحت مدیریت مستقیم شما یکی از ضروری ترین کارهای پیش از سفر است که انجام آن ضامن پیشرفت بهتر و هماهنگ تر امور در زمان مسافرت شما خواهد بود .این کار همچنین تماسهای مکرر از شرکت با شما در طول سفر ودر زمانی که نیاز به آرامش و تمرکز جهت حضور در جلسات و انجام ماموریت محوله را دارید به میزان قابل توجهی کاهش میدهد . بخاطر داشته باشید که برای هر ساعت مسافرت شما هزینه شده است و لازم است که این هزینه به بهترین نحو ممکن صرف دستیابی به اهداف ماموریت محوله شود تا رسیدگی به امور روزانه در شرکت ، اگرچه نمیتوان منکر این واقعیت شد که متاسفانه بسیاری از شرکت هااز عدم اطلاع رسانی مناسب و ارتباطات بهینه درون سازمانی رنج می برند  و از توجه شایسته به این موضوع به دلایل و بهانه های مختلف سر باز میزنند. در بعضی موارد مدیران معتقدند که اطلاع کارکنان از غیبت مدیر مربوطه موجب کم کاری و کاهش بهره وری آنان می شود .

 

 

هدف از سفر

 

شاید شما خود در زمره ی مدیران عاملی هستید که معتقدید بالاترین مقام اجرایی ، نیازی ندارد که برنامه ی کاری خود را به رده های پایین تر شرکت اعلام کند و احتمالا می توانید دلایل متعددی را برای عدم اطلاع رسانی به تیم تحت مدیریت خود برشمارید ، اما در حقیقت هر چه لیست دلایل و توجیهات شما طولانی تر باشد نشانگر نیاز مبرم و البته فوری به اصلاح زیر ساخت های اساسی در فرهنگ سازمانی و اصول مدیریتی شرکت شما می باشد ! بهینه سازی سیستم اطلاع رسانی و ارتباطات صحیح درون سازمانی ، شریان حیاتی ایجاد انگیزه ، طراوت و سرزندگی در شرکت بوده واز پیش نیاز های اساسی جهت عملکرد موثر و پیشرفت هماهنگ پرسنل به سوی اهداف مورد نظر سازمان بشمار می رود .

 

خرید بلیط :

پس از قطعی شدن تاریخ سفر در اولین فرصت نسبت به خرید بلیط اقدام کنید تا از مناسبترین قیمت های موجود بهره مند شوید . هر چه به تاریخ پرواز نزدیکتر شوید احتمال بالا رفتن قیمت ها بیشتر است . برای خرید بلیط شرکت هواپیمایی که پرواز مستقیم به مقصد شما را ارائه می دهد ، به خطوط هوایی دیگر ارجحیت دارد . چنانچه برای رسیدن به مقصد نیاز به تعویض هواپیما و یا به اصطلاح پرواز ارتباطی دارید ، اطمینان حاصل کنید که زمان کافی در فاصله دو پرواز وجود دارد . تاخیر احتمالی پرواز ها بخصوص در فصل زمستان را در نظر داشته باشید و از رزو پرواز های ارتباطی با فاصله زمانی خیلی کوتاه پرهیز کنید البته سپری کردن ساعات طولانی در فاصله دو پرواز در فرودگاه ترانزیت زیاد مطلوب نیست ، ولیکن از دست دادن پرواز ارتباطی بدلیل تاخیر پرواز اول نیز بسیار ناخوشایند وگاه پر هزینه است .

 

منبع : کتاب اصول مسافرت های تجاری | مولف : رضا خزاعی

 

این مطلب چقدر مفید بود؟

برای امتیاز دادن به آن روی ستاره ها کلیک کنید!

میانگین امتیاز ۴.۳ / ۵. تعداد آرا: ۶

تاکنون رأی داده نشده ! اولین کسی باشید که این مطلب را ارزیابی می کنید

اگر این پست را مفید یافتید ...

ما را در اینستاگرام دنبال کنید!

مطالب مرتبط
نظر خود را به اشتراک بگزارید

چهارده + دوازده =