تعیین هدف از سفرهای تجاری و نمایشگاهی

اهداف سفر تجاری

پیش از سفر ، زمانی را با دقت و تمرکز به پاسخ دادن به سوالات کلیدی زیر اختصاص دهید و بر مبنای آن لیست موضوعاتی که باید در طول بازدید ها ، جلسات و ملاقات با طرف مورد مذاکره به آنها رسیدگی شود را تهیه کنید : 

 

۱- چه اهدافی را در این سفر دنبال می کنید ؟

۲- طرف مورد مذاکره چه انتظاراتی از شما دارد ؟

۳- در این سفر با چه افراد یا گروه هایی ملاقات خواهید کرد و موضوعات مورد بحث با هر یک از آنان چیست ؟

۴- قرار است از چه واحدهایی بازدید کنید و چه سوالاتی در ارتباط با نحوه ی همکاری خود و یا نحوه ی عملکرد واحد مربوطه دارید ؟

۵- چه مدارک و اطلاعاتی را میبایست جهت انجام مذاکرات و بازدید ها به همراه ببرید ؟

 

موارد فوق را یادداشت کنید و با مرور نهایی آنها در پایان جلسات اطمینان حاصل کنید که هیچ مطلبی از قلم نیافتاده باشد . هر قدر که هدف از ماموریت و برنامه کاری برای شما واضح و روشن باشد ، باز هم زمانی را در خلوت به تفکر در باره ی مواردی که گفته شد اختصاص دهید و از همه مهم تر اینکه لیست کوتاهی از موارد فوق را به همراه داشته باشید و به حافظه ی خود بسنده نکنید . پس از نهایی کردن لیست اموری که میباست در طول سفر به آنها رسیدگی کنید ، از خود بپرسید : دیگه چی ؟ و این سوال را پیوسته تا پایان سفر با خود تکرار کنید . وسعت دید خود را از محدوده  ی هدف اصلی سفر فراتر برده و موارد جدیدی را مورد بررسی قرار دهید . شاید هدف اصلی از سفر شما ، انجام مذاکرات فنی و بازرگانی باشد ، اما در زمان بازدید از شرکت میزبان می توانید ایده های جالبی در رابطه با چیدمان و دکوراسیون داخلی محیط اداری به دست آورید و یا در حین بازدید از خطوط تولید ، آزمایشگاه ها ، انبار مواد اولیه و قطعات ، محوطه های خارجی و غیره به نکات مفیدی که در شرکت شما نیز قابل اجرا هستند برخورد کنید .

 

 

هدف از سفر

 

توصیه میکنیم در روز های پیش از سفر ، پیش نویس برنامه کاری خود در طول ماموریت اداری را بر روی میز کار و یا صفحه ی اصلی رایانه ی خود قرار دهید تا هر زمان که مورد جدیدی به ذهنتان خطور کرد به لیست فوق اضافه کنید ، بدین ترتیب سفری موثر تر و پر بار تر خواهید داشت .

 

اطلاع رسانی به تیم تحت مدیریت خود و بخش های مرتبط شرکت

 

شما در طول روز با بخش های مختلف شرکت در تعامل هستید و این موضوع که روند  پیشرفت کارها در زمان غیبت شما تا حد امکان دچار وقفه و یا تاخیر نشود حایز اهمیت بسیار است . هر قدر که پست سازمانی شما بالاتر باشد ، اهمیت این موضع که مدیران بخش های مختلف و تیم تحت مدیریت خود را  از زمان مسافرت در پیش رو آگاه کنید بیشتر خواهد بود . اطلاع رسانی شما به مسوولین بخش های مختلف ، این امکان را به آنان می دهد تا در فرصت مقتضی مواردی که نیاز به مشورت ، دستور ویا امضای شما را دارند آماده کرده و پیش از سفر با شما مطرح ونهایی نمایید .

 

به همین منظور لازم است که تیم مستقیم خود را در جریان برنامه ی سفر خود قرار دهید و کارهایی که لازم است در زمان مسافرت شما انجام شود را با آنان مرور کنید .چنانچه در بعضی موارد نیاز به تفویض اختیار و یا تقسیم وظایف را احساس میکنید ، شخصا این کار را در جلسه ی حضوری انجام دهید تا شرح وظایف محوله به هر یک از افراد تیم در غیاب شما ، برای همه اعضای گروه روشن و شفاف باشد . اطلاع رسانی به بخش های مربوطه و تیم تحت مدیریت مستقیم شما یکی از ضروری ترین کارهای پیش از سفر است که انجام آن ضامن پیشرفت بهتر و هماهنگ تر امور در زمان مسافرت شما خواهد بود .این کار همچنین تماسهای مکرر از شرکت با شما در طول سفر ودر زمانی که نیاز به آرامش و تمرکز جهت حضور در جلسات و انجام ماموریت محوله را دارید به میزان قابل توجهی کاهش میدهد . بخاطر داشته باشید که برای هر ساعت مسافرت شما هزینه شده است و لازم است که این هزینه به بهترین نحو ممکن صرف دستیابی به اهداف ماموریت محوله شود تا رسیدگی به امور روزانه در شرکت ، اگرچه نمیتوان منکر این واقعیت شد که متاسفانه بسیاری از شرکت هااز عدم اطلاع رسانی مناسب و ارتباطات بهینه درون سازمانی رنج می برند  و از توجه شایسته به این موضوع به دلایل و بهانه های مختلف سر باز میزنند. در بعضی موارد مدیران معتقدند که اطلاع کارکنان از غیبت مدیر مربوطه موجب کم کاری و کاهش بهره وری آنان می شود .

 

 

هدف از سفر

 

شاید شما خود در زمره ی مدیران عاملی هستید که معتقدید بالاترین مقام اجرایی ، نیازی ندارد که برنامه ی کاری خود را به رده های پایین تر شرکت اعلام کند و احتمالا می توانید دلایل متعددی را برای عدم اطلاع رسانی به تیم تحت مدیریت خود برشمارید ، اما در حقیقت هر چه لیست دلایل و توجیهات شما طولانی تر باشد نشانگر نیاز مبرم و البته فوری به اصلاح زیر ساخت های اساسی در فرهنگ سازمانی و اصول مدیریتی شرکت شما می باشد ! بهینه سازی سیستم اطلاع رسانی و ارتباطات صحیح درون سازمانی ، شریان حیاتی ایجاد انگیزه ، طراوت و سرزندگی در شرکت بوده واز پیش نیاز های اساسی جهت عملکرد موثر و پیشرفت هماهنگ پرسنل به سوی اهداف مورد نظر سازمان بشمار می رود .

 

خرید بلیط :

پس از قطعی شدن تاریخ سفر در اولین فرصت نسبت به خرید بلیط اقدام کنید تا از مناسبترین قیمت های موجود بهره مند شوید . هر چه به تاریخ پرواز نزدیکتر شوید احتمال بالا رفتن قیمت ها بیشتر است . برای خرید بلیط شرکت هواپیمایی که پرواز مستقیم به مقصد شما را ارائه می دهد ، به خطوط هوایی دیگر ارجحیت دارد . چنانچه برای رسیدن به مقصد نیاز به تعویض هواپیما و یا به اصطلاح پرواز ارتباطی دارید ، اطمینان حاصل کنید که زمان کافی در فاصله دو پرواز وجود دارد . تاخیر احتمالی پرواز ها بخصوص در فصل زمستان را در نظر داشته باشید و از رزو پرواز های ارتباطی با فاصله زمانی خیلی کوتاه پرهیز کنید البته سپری کردن ساعات طولانی در فاصله دو پرواز در فرودگاه ترانزیت زیاد مطلوب نیست ، ولیکن از دست دادن پرواز ارتباطی بدلیل تاخیر پرواز اول نیز بسیار ناخوشایند وگاه پر هزینه است .

 

منبع : کتاب اصول مسافرت های تجاری | مولف : رضا خزاعی

 

این مطلب چقدر مفید بود؟

برای امتیاز دادن به آن روی ستاره ها کلیک کنید!

میانگین امتیاز ۴.۳ / ۵. تعداد آرا: ۶

اگر این پست را مفید یافتید ...

ما را در اینستاگرام دنبال کنید!

مطالب مرتبط
نظر خود را به اشتراک بگزارید

دو × 3 =